Sedan Individ- och familjeomsorgen (IFO) lanserade sina första e-tjänster har det blivit lättare och säkrare för andra myndigheter och privatpersoner att göra orosanmälningar, ansöka om stöd och begära handlingar.
– Hela processen var väldigt enkel och det sätter jag stort värde på, berättar en förälder som ansökt om stöd i en av e-tjänsterna.
Individ- och familjeomsorgen har ett viktigt ansvar att säkerställa att människor inte far illa och att barn och unga växer upp under goda förhållanden. Utifrån detta arbetar IFO med stöd och skydd till barn, deras familjer och vuxna. För att verksamheten ska kunna bistå med stöd och hjälp eller agera i utsatta situationer finns då ansökan eller anmälan som myndigheter och privatpersoner kan använda sig av.
2017 lanserades en första e-tjänst för att ansöka om försörjningsstöd. I februari 2020 utökades utbudet med ytterligare en tjänst, för orosanmälan vid misstanke om att barn eller vuxen far illa.
Tillgängligheten dygnet runt är en stor fördel för både myndigheter och privatpersoner, som kan göra sina anmälningar eller ansökningar precis när behovet finns.
– E-tjänsterna är en vinst för alla, säger Emma Aronsson, verksamhetsutvecklare på IFO.
Tryggare med e-tjänst
Innan e-tjänsten fanns tog Individ- och familjeomsorgen emot orosanmälningar på olika sätt. Anmälningarna kunde till exempel komma via telefon, fax, brev eller internkuvert. Men nu skickas de flesta orosanmälningar in på ett tryggt och säkert sätt via e-tjänsten.
– Tillgängligheten dygnet runt är en stor fördel för invånarna, som kan göra sina anmälningar eller ansökningar precis när behovet finns, säger socialsekreterare Marianne Larsson.
En förälder som använt en e-tjänst var väldigt nöjd med tillvägagångssättet.
– Jag fick en länk som jag tryckte på och sedan loggade jag in med BankId. Jag beskrev mitt ärende och när jag skickade in fick jag direkt en bekräftelse på att det tagits emot. Jag fick också snabbt svar från en handläggare, säger föräldern.
Målet för IFO är att ytterligare öka antalet som nyttjar den digitala ingången, men möjligheten att ringa in en anmälan vid akuta situationer kommer förstås att finnas kvar. Bank-ID är heller inget krav för att kunna använda e-tjänsterna som privatperson.
– Vi hade spånat ganska länge på hur vi skulle kunna skapa en säkrare ingång då pappersanmälningar kan komma bort av olika anledningar vilket är allvarligt. Dels för att det handlar om känsliga uppgifter, men också då uppgifterna behöver komma fram för att vi ska kunna agera när det behövs, säger Emma Aronsson.
En annan fördel med e-tjänsten är att Individ- och familjeomsorgen får in alla nödvändiga uppgifter i samma ärende på en gång.
– Tidigare inkom det oftast som skriftliga anmälningar från skola eller myndighet medan privatpersoner ringde in till dagjouren för att lämna en anmälan. I e-tjänsten får vi skriftliga formuleringar direkt från anmälaren själv, vilket innebär att utrymmet för feltolkningar blir betydligt mindre, säger Marianne Larsson.
Utveckling i samarbete
Själva e-tjänsten utvecklades i en workshopserie där representanter från digitala kontoret, kundtjänst och Individ- och familjeomsorgen samarbetade för att rita processer och skissa på lösningar. Resultatet blev en e-tjänst där även representanter från skola, polis, Migrationsverket och hälso- och sjukvården fick vara med och tycka till och sätta sin prägel.
Ett viktigt mål med e-tjänsten var att den skulle vara enkel att använda. För att säkerställa detta besökte Emma Aronsson och kollegan Sara Persson olika myndigheter för att visa upp den färdiga e-tjänsten och ta in eventuella förbättringsförslag.
Förstora bildenEmma Aronsson lyfter det faktum att processen blivit säkrare som en av de största vinsterna med e-tjänsterna.
Totalt fyra e-tjänster
När arbetet med orosanmälan var klar fortsatte arbetet med utveckling av två tvillingtjänster. Det gäller e-tjänsterna ”Ansöka om stöd hos Individ- och familjeomsorgen” och ”Begära yttrande och handlingar från Individ- och familjeomsorgen”.
E-tjänsterna påminner om varandra och processen bakom ser ungefär likadan ut för att de ska vara enkla att både använda och handlägga.
Utvecklingsarbete
Emma Aronsson är nöjd med tjänsterna IFO erbjuder och utvecklingsarbetet bakom dem.
– Samarbetet med digitala kontoret har fungerat jättebra! Det har varit ett snabbt, roligt och effektivt arbete. E-tjänsten för orosanmälan är dessutom en levande tjänst där vi utvecklar allteftersom vi kommer på förbättringar själva eller får in önskemål från andra myndigheter eller privatpersoner. Vi är också nöjda med att ha nått ut med våra digitala rutiner till de flesta myndigheter och samarbetspartner så vi är väldigt nöjda så här långt, säger Emma Aronsson och tillägger:
- Framför allt har processen blivit säkrare. Ett av målen var att säkra upp ingången för att anmälningar skulle hamna rätt direkt och det har verkligen gett resultat då vi inte uppmärksammat några bekymmer med detta sedan e-tjänsten lanserades.
Tjänsterna som ingår
Tjänsterna som ingår
Ansökan om stöd
E-tjänst för privatpersoner för att ansöka om stöd från individ- och familjeomsorgen. Det finns fortfarande möjlighet att ringa eller lämna skriftlig ansökan. Det går bra att låna en dator i kundtjänst för att använda e-tjänsten.
Anmälan vid misstanke om att någon far illa
Tidigare gjordes anmälningarna på papper, men nu finns en e-tjänst för enkel och säker anmälan. Kan användas av både myndigheter och privatpersoner. Det går bra att låna en dator i kundtjänst för att använda e-tjänsten.
Begäran om yttranden och handlingar
E-tjänsten riktar sig i första hand till andra myndigheter, som begär att IFO ska yttra sig i ett ärende. Exempelvis Migrationsverket, Kriminalvården eller Förvaltningsrätten. Även privatpersoner kan använda tjänsten för begäran att få ta del av sina handlingar.
Efs (enhet försörjningsstöd)
E-tjänst för invånare som av olika anledningar behöver ansöka om ekonomiskt bistånd längre eller kortare perioder. Det går att bifoga underlag som t.ex. glasögonkostnad eller hyra. Det går bra att låna dator i kundtjänst för att använda e-tjänsten. Idag söker 49 procent via e-tjänsten.
Alternativ finns kvar
– Vi har målgrupper som kan stå ganska långt från den digitala världen. Vi är medvetna om att alla inte har en smartphone eller en egen dator hemma. Det går därför bra att låna en dator i kundtjänst eller på biblioteket. Men det finns så klart också möjlighet att ringa eller lämna in en skriftlig anmälan om man inte kan göra det via en e-tjänst, säger Emma.
Skellefteå som modellkommun
Att Skellefteå är modellkommun för digitala tjänster inom vård, omsorg och stöd ser Emma Aronsson som något väldigt positivt.
– Det här är inget vi kan blunda för. Det är den utveckling vi går mot. Sen behöver vi ständigt fundera på tillgängligheten. Så det blir så enkelt som möjligt för målgrupperna. Det är så klart en utmaning, men vi behöver hänga med på olika sätt.
Tips för att ta fram en e-tjänst
- Gör grundjobbet. När man tar fram en ny e-tjänst är det viktigt att man gör ett ordentligt ”grundjobb” och att man beskriver processen noggrant innan man lanserar tjänsten.
- Säkerställ ingången. Viktigt att säkerställa att det finns en säker ingång, att det inte är någon brevlåda man glömmer att titta i och att det alltid finns medarbetare som är beredd att ta emot anmälningarna när de kommer in.
- Kundtjänst har nyckelroll. Kundtjänst möter många fysiskt och har en bra möjlighet att prata och informera om e-tjänsten, en viktig del i processen för att sprida kunskapen.