Det sägs att flera av de största idéerna började som en enkel skiss på en servett. Och det var nästan precis så resan som skulle leda fram till administrationssajten Rodret startade. Men första skissen ritades inte på en servett, utan på ett avrivet papper från ett kollegieblock.
Vid årsskiftet 2024/2025 startade PIK-projektet i Skellefteå kommun i syfte att bland annat utveckla en digital tjänst för invånare som vill ha relevant och aktuell information om kommunens längdskidspår.
I arbetet med att ta reda på hur den nya tjänsten skulle se ut och fungera genomförde projektet flera datainsamlingar och användarundersökningar både i den digitala världen och på plats i, och vid skidspår. Med invånarnas hjälp kunde projektet utkristallisera vilken information som skidåkare behöver för att känna sig trygga, förberedda och informerade innan de ger sig iväg till skidspåret.
Mycket av den efterfrågade informationen är statisk. Det handlar om grundläggande information som hjälper invånare att välja rätt skidspår och hitta dit. Till exempel information om hur långt ett skidspår är, svårighetsgrad, var det ligger och vilket serviceutbud som finns på platsen.
För många invånare är det dessutom oerhört viktigt med snabb och enkel åtkomst till dagsaktuell dynamisk information om vilken temperatur det är i spåret, vilket skick det är i och när det senaste preparerdes.
Från skidspår till kommunens webb
Medarbetare i Skellefteå kommun som arbetar med att preparera skidspår har bäst koll av alla på hur det ser ut i spåret just nu. De vet när ett skidspår preparerts och i vilket skick det är i.
För att invånare skulle kunna få den information som de efterfrågade och behövde behövde projektet därför lösa ett sätt för medarbetare som prepararer skidspår att bidra med information och data till kommunens webbplats.
Projektets första idé var att lösa behovet av aktuell information med sensorer som automatiskt känner av vad det är för temperatur och när en pistmaskin passerar ett digitalt staket. Men lösningen blev något helt annat efter att projektet involverat de berörda medarbetarna.
Sensorer var inte rätt lösning
När medarbetarna fick chansen att berätta om sina behov och sin arbetsvardag blev det tydligt att sensorer inte var den bästa lösningen. Detta framför allt på grund av att den som pistar spåret själv behöver kunna styra när informationen ska uppdateras på kommunens webbplats om när ett skidspår har preparerats.
Dessutom påtalades att lösningen borde fungera även för föreningar och andra ideella krafter som sköter om skidspåren i kommunens ytterområden om invånare ska få tillgång till likvärdig information oavsett var man bor i kommunen.
När medarbetarna förklarat sin arbetssituation och varför de själva behövde kunna styra över när informationen uppdateras ritade en av dem en snabb skiss på ett avrivet papper från ett kollegieblock.
Skissen visade en lista med olika skidspår med stora och tydliga knappar. Idén var att den som preparerat ett skidspår skulle trycka på en knapp när skidspåret var pistat och frusit till tillräckligt mycket för att skidåkarna skulle få åka med bästa möjliga förutsättningar.
Skalbar lösning för fler
För att kunna förverkliga idéen på papperslappen behövde projektet lösa tekniska utmaningar kring hur medarbetare ska kunna uppdatera en modul med dynamisk information på kommunens webbplats på ett säkert och enkelt sätt från en pistmaskin i skogen.
Lösningen blev administrationssajten Rodret som gör det möjligt för både personer som preparerar skidspår, men också andra yrkesgrupper som befinner sig långt ut i organisationen, att bidra med innehåll och data till kommunens webbplatser och system på ett sätt som är anpassat utifrån den aktuella arbetsgruppens specifika behov, förutsättningar och begränsningar.

Så fungerar Rodret
Medarbetare loggar in i Rodret där hen befinner sig via sin mobil, dator eller surfplatta. Väl inloggad möts medarbetaren av olika funktionalitet och administrationsmöjligheter beroende på vad personen arbetar med och vad hen har för administrationsbehov. Vissa medarbetaren behöver bara kunna trycka på en knapp eller välja mellan två alternativ. Andra medarbetare behöver kunna ändra information eller justera ett avancerat regelverk.
Arbetsgruppen som har behov av att kunna uppdatera information på kommunens webbplats eller andra digitala system får vara med och bestämma vilka administrationsmöjligheter som behöver finnas och sedan vara med och testa så det fungerar bra i arbetsgruppens arbetsvardag.
Det som görs i Rodret skickas till kommunens webbplatser och andra digitala system på olika sätt beroende på hur den tekniska lösningen ser ut under ytan. Ofta krävs samspel mellan flera olika system med olika typer av integrationer. Men det här är inget som en enskild medarbetare behöver bry sig om. Hen behöver bara logga in, trycka på en knapp eller göra det hen behöver kunna göra och sedan fortsätta med sina andra arbetsuppgifter.
Flera yrkesgrupper är på väg in
Med Rodret löser vi både invånarens behov av att få viss typ av dynamisk information från kommunen samtidigt som vi skapar tekniska och praktiska förutsättningar för medarbetare som befinner sig långt ut i organisationen att bidra med data och information till digitala tjänster och webbplatser på ett sätt som är säkert och hållbart men också anpassat utifrån varje verksamhets unika arbetsuppgifter, behov, förutsättningar och begränsningar.
När Rodret produktsattes i månaddskiftet oktober/november 2024 blev medarbetare som pistar skidspår den första användargruppen. Men de skulle inte vara själva särskilt länge.
För redan när Rodret började användas pågick flera parallella utvecklingsarbetet som kommer leda till att medarbetare på olika håll i organisationen kan logga in i Rodret och bidra med data och information om det de har bäst koll på.
Det handlar bland annat om medarbetare som skottar och spolar isbanor, medarbetare som kör lift i den kommunala slalombacken samt bygglovshandläggare som behöver administrera regelverk i en tjänst för invånare som behöver stöd med att skapa en kontrollplan. Och fler yrkesgrupper är på ingång! För när invånarna i Skellefteå kommun efterfrågar aktuell och relevant information är det bäst att den kommer från personerna som har bäst förutsättningar att ge den.
Men det slutar inte där. För att invånarna i Skellefteå kommun ska få information om alla längdskidspår behöver även föreningar och andra ideella krafter få vara med och bidra med iaktaggelser och information från sitt skidspår. Och det är kanske där Rodret är som bäst. Det är en fullt skalbar lösning som på ett enkelt sätt även kan användas för externa aktörer om och när det finns behov av det.
Mer information om projektet
Läs gärna mer om hur PIK-projektet involverade invånare i arbetet med att skapa en digital tjänst för längdskidåkare. Det vill säga tjänsten där informationen om när ett skidspår senast preparerades används.