Krishantering
En kris i en ideell förening är en händelse som allvarligt hotar människors säkerhet, föreningens verksamhet, förtroende eller ekonomi och som inte kan hanteras inom ordinarie rutiner. Det kan handla om olyckor och hot, misstankar om oegentligheter, allvarliga konflikter, plötsliga ekonomiska problem eller händelser som riskerar att skada föreningens anseende.
Vid en kris behöver föreningen agera snabbt, samordnat och ansvarsfullt. Det innebär att säkra människors trygghet, skapa en tydlig ledning och fördela roller, samla korrekt information, fatta nödvändiga beslut samt kommunicera öppet och sakligt med berörda parter. Dokumentation av händelseförloppet och planering för återställning är också centralt. En fungerande krishantering minskar skadorna på kort sikt och stärker föreningens förmåga att gå vidare.
Rekommendation
För en ideell förening är det bättre med få, enkla och välkända planer än många omfattande dokument. Planerna bör vara korta, praktiska och möjliga att använda även under stress. En kort genomgång eller övning någon gång per år räcker långt för att öka tryggheten och handlingsförmågan.
Rimliga och lämpliga planer (”minimum för att fungera”)
1. Krisledningsplan
Vem leder arbetet, hur beslut fattas och hur ansvar fördelas.
2. Kriskommunikationsplan
Hur föreningen kommunicerar internt och externt, vem som uttalar sig och hur information samordnas.
3. Larm- och kontaktplan
Vem som ska kontaktas och i vilken ordning.
4. Kontinuitetsplan för verksamheten
Hur kärnverksamheten kan fortsätta, pausas eller återstartas.
5. Plan för omhändertagande och stöd
Hur medlemmar, deltagare och ledare tas om hand efter en allvarlig händelse.
6. Dokumentations- och uppföljningsplan
Hur händelsen dokumenteras och hur föreningen lär av det som inträffat.
Nedan finns korta mallar anpassade för små föreningar.
Syfte: Säkerställa tydlig ledning och snabba beslut.
Krisledningsgrupp
- Sammankallande/krisledare:
- Ersättare:
- Kommunikationsansvarig:
- Ansvarig för deltagare/medlemmar:
- Dokumentationsansvarig:
Aktivering
- Krisledare avgör när planen aktiveras.
- Gruppen samlas via: (telefon / digitalt möte / plats)
Arbetsprinciper
- Säkerhet först
- En tydlig beslutsordning
- Samordning med kommunikationsansvarig
Avveckling
- Krisledaren beslutar när krisläge avslutas.
Syfte: Säkerställa tydlig, korrekt och samordnad information.
Kommunikationsansvarig / talesperson
- Namn:
- Ersättare:
Målgrupper
- Medlemmar och deltagare
- Vårdnadshavare/anhöriga
- Samverkansparter
- Media/allmänhet
Kanaler
- SMS / telefon
- E-post
- Webbplats / sociala medier
- Möten på plats
Principer
- Snabb men korrekt information
- En röst utåt
- Respekt för integritet
- Bekräfta fakta — undvik spekulation
Frågor från media
- Hänvisas till utsedd talesperson.
En kris kan vara en förtroendekris där kommunikation mest handlar om att hantera oro eller ryktesspridning i sociala medier men det kan också vara en tydlig, trygg och ärlig röst när det absolut värsta har hänt, vid svåra olyckor eller dödsfall.
Viktiga steg i kriskommunikation:
- Agera omedelbart: Reagera snabbt på rykten på sociala medier. Ta folks oro på allvar och var saklig och vänlig och se till att inga personangrepp eller andra olagliga kommentarer ligger kvar på era kanaler.
- Spekulera inte: Sprid endast information som är bekräftad. Undvik spekulationer och ljug aldrig. Var däremot noga med att hålla era medlemmar uppdaterade, även om uppdateringen är att ni just nu inte har några ytterligare fakta att komma med.
- En talsperson: Utse en person som hanterar kontakten med media och externt. Detta säkerställer enhetlig information. Glöm inte att hålla varandra uppdaterade också!
- Använd webbplatsen: Samla all information på en specifik plats (gärna på föreningens webbplats) och hänvisa dit, istället för att gå in i långa diskussioner i sociala medier.
- Prioritera era medlemmar: Om prioriteringsordning behöver göras så prioritera era medlemmar och aktiva först. Men, ofta är kanske de offentliga kanalerna de som når flest samtidigt så även om er prioritering är egna medlemmar så kan det mest effektiva sättet att nå dem vara via offentliga kanaler.
- Visa ansvar: Om ett misstag begåtts, stå för det! Be om ursäkt och fokusera på vilka åtgärder som vidtas för att hantera situationen.
Syfte: Säkerställa att rätt personer och funktioner snabbt nås i rätt ordning vid en kris, så att åtgärder kan påbörjas utan dröjsmål.
Akuta nummer
- 112 — vid fara för liv, hälsa eller egendom
Intern kontaktordning
- Krisledare
- Ordförande
- Berörda ledare/ansvariga
Viktiga externa kontakter
- Kommun
- Förbund/organisation
- Försäkringsbolag
- Lokal/fastighetsägare
- Anhörigkontakt vid behov
Syfte: Säkerställa att föreningens viktigaste verksamhet kan fortsätta, anpassas eller återupptas så snart som möjligt efter en störning.
Kärnverksamhet som bör upprätthållas
- …
Om verksamheten måste pausas
- Vem beslutar
- Hur deltagare informeras (samordnas med kommunikationsplan)
Alternativa lösningar
- Ersättningslokal
- Digital verksamhet
- Samarbete med annan förening
Återstart
- Ansvarig
- Vad som krävs innan start
Syfte: Säkerställa att drabbade personer får ett snabbt, tryggt och respektfullt omhändertagande samt vid behov vägledning till vidare stöd.
Direkta åtgärder
- Säkerställ trygghet
- Kontakta anhöriga vid behov
- Ordna stöd på plats
Stödinsatser
- Samtal i grupp eller enskilt
- Hänvisning till professionellt stöd
Särskild hänsyn
- Barn och unga
- Personer direkt drabbade
Syfte: Säkerställa att händelseförlopp, beslut och åtgärder dokumenteras samt att erfarenheter tas tillvara för lärande och förbättring av föreningens beredskap.
Under händelsen
- Vad har hänt (tid, plats)
- Vidtagna åtgärder
- Beslut som fattats
Efter händelsen
- Vad fungerade bra
- Vad kan förbättras
- Behov av ändrade rutiner
Ansvar
- Dokumentationsansvarig
- Datum för uppföljning
Läs mer
Myndigheten för civilt försvar Länk till annan webbplats.(Begriplig riskkommunikation)
Krisinformation.se Länk till annan webbplats. (Tips om kriskommunikation)
Rädda barnen Länk till annan webbplats. (att prata med barn, enskilt och i grupp, vid trauma)