Medlemsregister
Ett medlemsregister kommer föreningen att behöva, inte minst för att ni ska veta hur många som har rösträtt på ett årsmöte, men också för att kunna söka vissa typer av bidrag.
Ett medlemsregister är en lista över dem som är medlemmar i föreningen. Den bör uppdateras minst årligen inför årsmötet och ska behandlas som en central värdehandling för föreningen.
Det är vanligt att kassören är ansvarig för att se till att medlemsregistret är uppdaterat eftersom hon eller han ofta registrerar vem som har betalt sin medlemsavgift (och därmed blir medlem). Om föreningen väljer att ansöka om bidrag så baseras ofta bidraget på antal medlemmar som föreningen har. Därför är det viktigt att medlemsregistret stämmer överens med verkligheten, så att styrelsen lämnar in riktiga uppgifter.
Vad ska medlemsregistret innehålla?
Registret bör innehålla namn, födelsedata och kontaktuppgifter som e-postadress och telefonnummer. För det mesta räcker det med födelsedatum, alltså bara de sex första siffrorna i personnumret, men för t ex idrottsföreningar krävs hela personnumret för att t ex kunna söka Statligt Lokalt aktivitetsstöd (LOK-stöd).
Personnummer får registreras när det är klart motiverat – till exempel för att på ett säkert sätt kunna identifiera medlemmarna. Det är dock inte lämpligt att använda personnummer som medlemsnummer.
I vissa föreningar kan det vara känsligt att publicera vem som är medlem, vilket kan kräva skriftligt samtycke av medlemmen innan publicering. Skulle någon ha skyddad identitet så är det viktigt att ni också kan hantera detta utan att kompromissa med det skydd som medlemmen lever under.
OBS! Glöm inte att handlingar som lämnas in till offentlig förvaltning blir allmänna. Alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter och får skriva av dem, fotografera dem och liknande.
GDPR, dataskyddsförordningen, är regler man måste tänka på gällande sitt medlemsregister.
Eftersom medlemslistan är en förteckning över personer och deras kontaktuppgifter bör man också vara försiktig med hur man använder den. Som förening får ni registrera uppgifter om namn, födelsedata, adress, telefonnummer, förtroendeposter och andra liknande uppgifter som behövs för föreningens administration men all den datan behöver sällan vara publik eller tillgänglig för många.
Som förening behöver ni;
- kunna förklara vilka uppgifter ni har sparat
- förklara vad uppgifterna ska användas till
- kunna rätt, ändra eller ta bort uppgifter om medlemmen ber om det
- ha ansvariga för alla typer av register som ni har och använder
Rättigheter för registrerad anställd, medlem, förtroendevald osv.:
- rätt till information
- få felaktiga personuppgifter rättade
- få sina personuppgifter raderade.
När föreningen samlar in uppgifter om en person så måste den informera personen i fråga. Ni ska tala om att ni samlar in personuppgifter, vilka uppgifter det handlar om och varför ni gör det. Kommer ni att lämna uppgifterna vidare till andra, måste ni tala om det.
Alla föreningar är skyldiga att ha ett register som beskriver hur man hanterar personuppgifterna och vem som internt är ansvarig för ett visst register eller IT-system, vad det används till, vilka typer av personer som förekommer i det, vilka typer av uppgifter och med vilken rättslig grund som uppgifterna hanteras på.