Lämna anbud, bli leverantör
All upphandling börjar med att Skellefteå kommuns verksamheter har behov av en vara eller tjänst. Nya behov kan uppstå på grund av förändringar i våra verksamheter eller på marknaden. Eller så är det ett ramavtal som håller på att löpa ut och därmed ska konkurrensutsättas igen.
För oss är det viktigt att skapa konkurrens och ge alla en chans att vara med och leverera till oss.
Här kan du ta del av nyttiga tips på vad du ska tänka på när du lämnar ett anbud.
Behöver du hjälp med att lämna anbud?
Hämta upphandlingsdokument
- Hämta upphandlingsdokumenten på e-avrop.com till den upphandling som du är intresserad av
- Tänk på att den som hämtar ut upphandlingen får all mejlkonversation, frågor och svar samt eventuella meddelanden
- Gå igenom upphandlingsdokumenten noggrant i god tid
- Läs upphandlingsdokumenten noggrant, svara utförligt på det som ska beskrivas, vi kan bara ta hänsyn till det ni skrivit i anbudet inte vad vi eventuellt känner till sedan tidigare
- Alla frågor som ställs i upphandlingsdokumenten måste besvaras. Enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) går det inte att komplettera anbudet i efterhand
- Uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav: Om en ESPD finns med (öppet förfarande) kan man välja att bifoga ESPD:n som preliminär försäkran om att uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav uppfylls, bevis ska skickas in på anmodan
- Alternativt kan bevisen att uteslutningsgrunder och kvalificeringskrav uppfylls skickas in direkt. ( exempel Bilaga Sanningsförsäkran, Svarsformulär
- Kvalificeringskrav: läs kvalificeringskraven i bilaga ska-krav ordentligt, svara utförligt på de krav som ska beskrivas så att man kan utläsa av ert svar att kvalificeringskraven uppfylls, exempel i kommande bilder, vi kan bara ta hänsyn till det ni skrivit i anbudet inte vad vi eventuellt känner till sedan tidigare
- Ska-krav: Kontrollera att ni uppfyller alla ska-krav. Anbud som inte uppfyller alla ska-krav går inte vidare till utvärdering
- Om det finns en ESPD kan anbudsgivaren välja att sicka in ESPD:n eller bifoga bilagorna som efterfrågas för kvalificering i bilaga ska-krav ( vanligtvis Svarsformulär referenser, sanningsförsäkran)
- Utforma ert anbud enligt anvisningarna i upphandlingsdokumenten
- Kontrollera alla viktiga datum
- Bifoga alla dokument, intyg och bilagor som efterfrågas
- Undvika att lämna information och bilagor som inte efterfrågas
- Notera de krav som vi ställer i upphandlingsdokumenten och se till att ni uppfyller dem
- Sammanställ alla bilagor som ska bifogas med anbudet, använd svarsblanketter om de finns med i upphandlingsdokumenten
Besvara anbudsformulär ( finns under lämna anbud) - Du bör inte lämna in ditt anbud innan sista dag för att besvara frågor har passerat. Det kan komma in en fråga som gör att vi måste ändra våra ska-krav och då måste du ändra ditt anbud. Sista dag för frågor står angivet i annonsen
- Se till att lämna in anbudet i tid. Anbud som kommer in för sent kommer inte att prövas
- Anbudet kan återtas, korrigeras och lämnas på nytt fram till 23.59 sista anbudsdag
- Fråga om något är oklart eller känns fel, ju tidigare i processen desto bättre. Kommunen kan göra förtydliganden eller justera upphandlingsdokumentet under anbudstiden
- Om du har några frågor kring upphandlingen ska de ställas via e-avrop
- Upphandlaren är kontaktperson under hela upphandlingsprocessen, och endast skriftliga svar i e-avrop är bindande.
- Alla frågor och svar publiceras löpande för att ge alla anbudsgivare exakt samma information
- Håll dig uppdaterad om alla eventuella ändringar i underlaget, genom att läsa eventuella kompletteringar samt frågor och svar som inkommit under anbudstiden
- Skicka in anbudet elektroniskt via www.e-avrop.com
Länk till annan webbplats.
Tänk på att den som har skickat in anbudet får all mejlkonversation om upphandlingen, begäran om eventuella förtydliganden, tilldelningsbesked osv. - Du får ett kvitto på att ditt anbud har skickats in
Du får ett meddelande när anbudet är öppnat - När anbudstiden har gått ut görs en anbudsprövning av samtliga mottagna anbud
- När resultatet av upphandlingen är klart skickas ett tilldelningsbeslut till alla leverantörer som har lämnat anbud
- Tidigast tio dagar efter tilldelningsbeslutet skrivs avtal med den vinnande leverantören, under förutsättning att ingen överklagar beslutet
Frågor och svar
Vid all upphandling råder tystnadsplikt för alla som kommer i kontakt med den aktuella upphandlingen. Tystnadsplikten regleras i Sekretesslagen och innebär att det är förbjudet att röja alla uppgifter i inkomna handlingar vare sig det sker muntligt eller genom att lämna ut en handling på annat sätt. Det är också förbjudet att lämna uppgift om vem/vilka som lämnat anbud eller hur många anbud som inkommit.
Om anbuden lämnas elektroniskt via e-avrop ser leverantören om anbudet inte skickats in.
När du skickar anbudet genereras ett inlämningsbevis i PDF-format.
Läs inlämningsbeviset! Det innehåller information riktad till anbudsgivaren.
Den som har lämnat in anbudet får ett e-postmeddelande när anbudet är öppnat.
Under hela upphandlingstiden , från det att anbuden öppnas till dess att beslut fattas, råder absolut sekretess. I och med att tilldelningsbeslut fattats (beslut om val av leverantör) upphör den absoluta sekretessen. Kommunen skickar därefter ut information till samtliga anbudsgivare om beslutet och skälen till det.
Hållbar upphandling innebär att Kommunen främjar social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet som tillgodoser våra behov av varor, tjänster och entreprenader på ett sätt som säkerställer den goda affären sett till hela livscykeln. Även Cirkulär ekonomi beaktas utifrån att det går att, återanvändas, återvinnas och/eller energiutvinnas.
Hänsyn till Hållbar upphandling tas i varje upphandling där det är möjligt och relevant för varan, tjänsten eller entreprenaden och framgår av upphandlingsdokumenten i respektive upphandling.
Vilken tilldelningsgrund som används ska framgå av upphandlingsdokumenten.
En upphandlande myndighet ska tilldela den leverantör ett kontrakt vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten.
Vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska utvärderas på någon av följande grunder:
- bästa förhållandet mellan pris och kvalitet,
- kostnad, eller
- pris.
Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) är "upphandlande myndigheter" alla organ som är skyldiga att följa LOU vid sina inköp. Det är statliga och kommunala myndigheter, vissa offentligt styrda organ, till exempel de flesta kommunala och en del statliga bolag, och sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ.