Policy för inköp och upphandling

Omfattning

Policyn gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader inom kommunen. Policyn är ett komplement till kommunens styrprinciper där budgetansvar samt krav på anskaffnings- och inköpsbeslut finns reglerade.

Kommunens Inköps- och upphandlingspolicy ska tillsammans med gällande lagstiftning säkerställa att inköp och upphandlingar sker på ett lagenligt och korrekt sätt.

Kommunstyrelsen har ansvar för strategiska frågor omkring upphandling och inköp. I detta ingår bland annat att ansvara för och föreslå uppdateringar av denna policy inför beslut i kommunfullmäktige.

Nämnden för support och lokaler ansvarar för kommunens centrala upphandlingsfunktion och ska se till att upphandlingsverksamheten bedrivs på för kommunen fördelaktigaste sätt inom ramen för det kommunala upphandlingsreglementet (denna policy) och gällande tillämpningsföreskrifter samt tillvarata möjligheter till samordning av upphandling av varor och tjänster.

Policy

  1. Vid anskaffande av varor, tjänster och entreprenader ska anskaffningen baseras på en gemensam helhetssyn för kommunens bästa.
  2. All upphandling ska tillgodose de konkurrensmöjligheter som finns, även på så sätt att den långsiktiga konkurrensen främjas.
  3. Kommunen ska agera affärsmässigt, objektivt och på ett affärsetiskt sätt.
  4. Kommunen främjar hållbar upphandling (social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet) som tillgodoser våra behov av varor och tjänster på ett sätt som säkerställer den goda affären sett till hela livscykeln.
  5. Cirkulär ekonomi ska beaktas i varje upphandling där det är möjligt och relevant för varan, tjänsten eller entreprenaden utifrån att det går att, återanvändas, återvinnas och/eller energiutvinnas.
  6. Avtalstrohet - Upphandlade ramavtal ska användas.
  7. Inköpsenheten samordnar kommunens upphandlingar affärsmässigt, objektivt och sakligt, för att skapa synergieffekter och kostnadseffektiva lösningar.
  8. Varje förvaltningschef ansvarar för att inköps- och upphandlingspolicyn tillämpas inom sin förvaltning.
  9. Berörda förvaltningar skall genomföra en årlig återrapportering till kommunstyrelsen av efterlevandet av policyn med fokus på avvikelser och avsteg.

Riktlinjer till policy

Syfte och omfattning

Policyn omfattar kommunens samtliga verksamheter.

Kommunen är en offentlig myndighet och all upphandling av varor, tjänster och entreprenader ska ske i enlighet med aktuell lagstiftning för offentlig upphandling och antagna regler och riktlinjer för upphandling inom kommunen. Genom att följa kommunens inköps- och upphandlingspolicy säkerställs att inköp och upphandlingar genomförs på ett lagenligt sätt.

Syftet med policyn, tillhörande styrdokument och riktlinjer är att säkerställa att varor, tjänster och entreprenader med rätt kvalitet, till rätt kostnad och i rätt tid anskaffas utifrån ett hållbart perspektiv. Dessutom ska vid alla anskaffningar den samlade kostnaden beaktas, till exempel varan, tjänsten eller entreprenadens livscykelkostnad, lagerhållningskostnader mot enskilda beställningar med mera.

Inköp och upphandlingar ska ske i enlighet med riktlinjer och gällande lagstiftning vilket förtydligas enligt följande:

Övergripande regelverk är lagen om offentlig upphandling (LOU); Lag (2016:1145) som även hänvisar till andra lagar om upphandling.

Andra lagrum som berör inköp och upphandling är avtalslagen, köplagen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, lagen om otillbörligt beteende och konkurrenslagstiftningen. Vidare ska kommunens inköps- och upphandlingsprocess följa interna riktlinjer och regler, exempelvis delegationsordning, attestreglementen och andra styrdokument. Vid upphandlingar ska särskilda miljömässiga, sociala (t.ex. arbetsrättsliga villkor), ekonomiska och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras ställas där så är möjligt och relevant, så kallad hållbar upphandling.

Syftet är vidare att underlätta kommunens uppföljning av inköp och leverantörer.

Inköpsenheten är kommunens resurs för inköps- och upphandlingsfrågor och handlägger kommunens upphandlingar. I enhetens uppgifter ingår även uppföljning av kontrakt/avtal, följa utvecklingen, informera och utbilda inom upphandlingsområdet samt att verka för att denna policy följs. Vidare ingår att besvara skrivelser till domstol vid överprövningar och ha en god dialog med det lokala näringslivet.

Ansvarsfördelning vid upphandlingar är att samråd mellan verksamheten och inköpsenheten sker vid alla upphandlingar som rör ramavtal och specifika köp. Dessa bildar tillsammans en referensgrupp. Ansvarig för respektive verksamhet tilldelar engagerade resurser som väl känner till behovet/uppdraget samt har tilldelats tid att genomför det.

Anskaffning är processen för det behov av varor, tjänster och entreprenader som kommunen önskar tillhandahålla.

Upphandling är alla anskaffningar (ramavtal, specifika köp och direktupphandlingar*) vilka utförs av inköpsenheten tillsammans med verksamheterna eller direktupphandlingar av verksamheterna själva enligt instruktioner för direktupphandling.

Inköp definieras som verksamhetens avrop och beställningar enligt upphandlade avtal.

Riktlinjer

1. Vid anskaffande av varor, tjänster och entreprenader ska anskaffningen baseras på en gemensam helhetssyn för kommunens bästa.

Utgångspunkten är att kommunens gemensamma behov ska vara styrande och har företräde framför enskild verksamhets intresse, vilket innebär att anskaffningen ska samordnas och upphandlas så att skalfördelar samt styrning och uppföljning underlättas.

För kommunens bästa innebär inte att alla anskaffningar ska samordnas, utan där det är lämpligt. Olika verksamheters behov, krav och mål kan vara så olika att det inte är lämpligt men utgångspunkten är alltid densamma, helhetssyn för kommunens bästa.

En förutsättning för att genomföra en upphandling med god kvalité är att verksamheterna har tilldelat resurs med relevant kompetens till referensgruppen för upphandlingen.

Verksamheternas behov och mål som finns inom verksamhetens ramar ska planeras i så god tid att upphandlingen kan genomföras i enlighet med policyns krav samt kommunens styrdokument och riktlinjer.

2. Kommunen ska tillgodose de konkurrensmöjligheter som finns, även på så sätt att den långsiktiga konkurrensen främjas.

Detta innebär att kommunen i samband med upphandlingar beaktar hur det egna agerandet kan påverka konkurrenssituationen inom en marknad på längre sikt. Detta görs bland annat genom att beakta affärsnyttan och konkurrensen i att ge möjligheten till helt eller delad anbud i upphandling som ger möjligheten för små och medelstora företag att delta.

3. Kommunen ska agera affärsmässigt, objektivt och på ett affärsetiskt sätt.

Kommunen ska i alla inköps- och upphandlingssituationer agera affärsmässigt, objektivt och på ett affärsetiskt sätt. Kommunen ska uppfattas som en trovärdig aktör på den offentliga och privata marknaden.

Inköp och/eller upphandling får aldrig ske innan formella beslut, anskaffningsbeslut och inköpsbeslut, är tagna enligt kommunens styrprinciper.

Att agera affärsmässigt och objektivt i upphandlingssituationer innebär att:

  • Ta ett anskaffningsbeslut om att en vara eller tjänst ska anskaffas
    Beslutet som är obligatoriskt, alltid är resultatet av någon form av behovsanalys.
    Anskaffningsbeslut alltid ska åtföljas av ett Inköpsbeslut (många gånger tas det vid samma tidpunkt)
  • Inför en upphandling beakta alla faktorer som behövs för att upphandlingen ska bli så ekonomiskt fördelaktig som möjligt.
  • Relevanta och proportionerliga krav ställs och att konkurrensen tillgodoses fullt ut, bland annat genom annonsering, uppdelning av upphandling i områden när det är lämpligt och att göra det så enkelt som möjligt för anbudsgivare att lämna ett korrekt anbud.
  • Anbudsgivare i god tid får underlag av god kvalitet som möjliggör att planera och genomföra anbudsgivning, utifrån tillverkning och leveranstid, som motsvarar ställda krav.

Att agera affärsmässigt och objektivt i inköpssituationer innebär att:

  • Ta ett inköpsbeslut om när en vara/tjänst ska köpas in, vad som ska köpas in och av vem. Beslutet ska även innehålla val av leverantör som är avtalspart på det upphandlade avtalet.
  • Man känner till och följer avtalen och dess villkor.
  • Man använder kommunens beställningssystem där det är möjligt.
  • Man är tydlig, helst skriftligt, vid avrop och beställningar och att korrekt referenskod anges till leverantör.
  • Konkurrens tillgodoses vid direktupphandlingar enligt instruktion.
  • Inte låta ovidkommande faktorer styra val av leverantör.
  • Alltid handla av företag som har F-skattsedel.
  • Alla beslutsattestanter har goda grundläggande kunskaper om rättsregler, rutiner och policy för inköpsärenden.

Att agera på ett affärsetiskt korrekt sätt innebär att:

  • Avsikten med en upphandling alltid ska vara att åstadkomma en affärsuppgörelse; upphandling får till exempel aldrig vara ett led i budgetarbetet.
  • Inte dra fördel av en uppenbar felräkning vid anbudsgivning.
  • Att anbudsgivare känner att ovidkommande hänsyn inte bestämmer val av leverantör.
  • Tacka nej till alla former av mutor och korruption; för full information hänvisas till kommunens riktlinjer för att motverka mutor och korruption.
  • Iaktta den totala sekretessen som råder under hela upphandlingstiden; först när tilldelningsbeslutet fattats blir i regel upphandlingsunderlag offentligt, såvida inte offentlighets- och sekretesslagen är tillämplig (vilket inköpsenheten avgör).

4. Kommunen främjar hållbar upphandling (social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet) som tillgodoser våra behov av varor och tjänster på ett sätt som säkerställer den goda affären sett till hela livscykeln.

Det som inköps och upphandlas ska ha rätt kvalitet och relevanta krav med minsta möjliga miljöpåverkan till en kostnad som är den ekonomiskt mest fördelaktiga, vilket innebär att kraven på kvalitet, funktion, leveranstid och prestanda inte ställs högre än vad som behövs i varje enskilt fall.

Vid en rätt utförd upphandling uppnås en lämplig balans mellan de tre dimensionerna för hållbar utveckling – social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet.

Kommunen ska använda sig av gällande nationell vägledning för hållbar upphandling och där så är möjligt och relevant använda sig av deras upphandlingskriterier.

Kommunen ska ställa krav på sociala hänsyn/etiska krav i upphandling genom att exempelvis ställa arbetsrättsliga villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras i överensstämmelse med gällande lagstiftning där så är möjligt/relevant. Det kan också ske genom exempelvis att ställa krav som syftar till ökad sysselsättning, minskat utanförskap samt upphandling av rättviseprodukter.

Kommunen ska i sin upphandling ta vederbörlig hänsyn till reglerna i FN:s barnkonvention, artikel 32; Varje barn har rätt att skyddas mot ekonomiskt utnyttjande och arbete som är skadligt eller hindrar barnets skolgång.

I ramavtal ska särskilt betonas krav på att företag inte använt sig av barnarbete vid framställning av produkterna.

Kommunen ska kräva att varor som levereras till kommunen är framställda under förhållanden som är förenliga med ILO:s åtta kärnkonventioner samt leva upp till det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet.

Kommunen ska ställa krav att leverantörer, eller underleverantörer som dessa anlitar, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder, eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande.

5. Cirkulär ekonomi ska beaktas i varje upphandling där det är möjligt/relevant för varan,tjänsten eller entreprenaden utifrån att det går att, återanvändas, återvinnas och/eller energiutvinnas;

  • Att varor materialmässigt går att ta isär i sina beståndsdelar.
  • Använda förnyelsebar energi till produktion och transporter.
  • Dela, hyra eller leasa produktionsmedel snarare än att äga dem själva. På så sätt köper man "funktionen" snarare än produkten. Regler för leasing, hyra och hyrköp är beskrivna i kommunens finanspolicy.

6. Avtalstrohet - Upphandlade ramavtal ska användas.

Kommunens verksamheter ska utföra respektive inköp enligt de av inköpsenheten upphandlade avtalen och av det nettoprissatta sortimentet via kommunens e-handelssystem så att avtalstrohet råder med avtalad leverantör.

De upphandlade ramavtalen ger goda villkor och spar mycket administrativt arbete.

Avtalen är tvingande att användas av alla verksamheter inom kommunen. Inköpsenheten avgör om undantag kan göras från denna huvudprincip.

Avtalstrohet innefattar inte bara att det handlas hos rätt leverantör, utan att det standardiserade upphandlade sortimentet, de så kallade nettoprissatta artiklarna, används framför övriga liknande artiklar hos leverantörerna.

Avtalstroheten genererar att systematiska utvärderingar kan genomföras i syfte att utveckla processen både internt inom kommunen och externt med leverantörer.

7. Inköpsenheten samordnar kommunens upphandlingar affärsmässigt, objektivt och sakligt,för att skapa synergieffekter och kostnadseffektiva lösningar.

Inköpsenheten bjuder in kommunkoncernens bolag att delta i kommunens upphandling där det är lämpligt. När kommunkoncernens bolag deltar i kommunens samordnade upphandlingar förbinder sig bolaget genom sitt deltagande att fullfölja upphandlingen samt följa avtalen under avtalsperioden.

8. Varje förvaltningschef ansvarar för att inköps- och upphandlingspolicyn tillämpas inom sin förvaltning.

Förvaltningar ska löpande följa upp att inköps- och upphandlingspolicyn tillämpas och aktivt bidra till att förvaltningens inköpsbeteende utvecklas.

* Direktupphandling, mindre köp som inte finns på ramavtal

Då ramavtal saknas och värdet understiger lagstadgad gräns för direktupphandling är det möjligt att direktupphandla. I det fall direktupphandling genomförs ska kommunens instruktion för direktupphandling följas.

Hjälp oss förbättra webbplatsen!

Om du inte hittar informationen du sökte efter, klicka på nej-knappen nedan och skicka oss ett meddelande om vad som saknas.

Senast uppdaterad: