E-post, kalender och digitala möten
Som förtroendevald har du tillgång till webbversionerna av Microsoft Outlook och Microsoft Teams.
Microsoft Outlook
Outlook är kommunens standardapplikation för e-post och kalender. Här ahmnar alla e-postmeddelanden och kalenderinbjudningar som skickas till din @skelleftea.se-adress.
E-post är ofta allmän handling och därför är du skyldig att öppna inkommande e-post. Allmänna handlingar ska hanteras enligt kommunens regler.
Huvudfunktioner i Outlook:
- Mappen inkorg. Här hamnar alla e-postmeddelande som skickas till din @skelleftea.se-adress. Här hamnar även alla mötesinbjudningar och notifieringar (till exempel om någon delar ett dokument med dig eller om du får ett automatiskt meddelande från en e-tjänst).
- Kalendern i Outlook är ett bra verktyg för både planering och samarbete. Här registreras alla möten som du bokar eller tacka ja till. Om du håller Outlook-kalendern uppdaterad blir det enklare för andra att boka möten med dig.
Microsoft Teams
Teams är ett verktyg för samarbete och kommunikation. Teams ger dig bland annat möjlighet att delta i ett digitalt möte.
- Observera att det inte är tillåtet att hantera uppgifter som omfattas av sekretess i Teams.
Gör så här för att lägga till automatisk signatur i Outlook:
- Öppna Outlook
- Klicka på kugghjulet i menyn längst upp till höger
- Klicka på "Visa alla Outlook-inställningar"
- Klicka på "Skriva och svara"
- Klicka på lägga till + ny signatur
- Skapa din signatur
- Välj om du vill att signaturen ska läggas till automatiskt för nya meddelanden.
- Spara
Starta mötet genom att klicka på länken till mötet som ligger längst ner i mötesinbjudan. Mötesinbjudan hittar du antingen i din inkorg eller genom att klicka på mötet i din kalender.
- Innan du ansluter kan du se grundläggande inställningar. Du kan bland annat välja att slå på och av din kamera och justera ljudinställningar.
- När du är redo klickar du på "Anslut nu"
- När du är ansluten i möten har du tillgång till en meny högst upp med olika inställningar. Du kan bland annat slå av och på din kamera och mikrofon.
- Tryck på symbolen med tre prickar för att öppna fler inställningar.
När du börjar närma dig gränsen för lagring i din e-postbrevlåda (2 GB) får du meddelanden om att ditt lagringsutrymme är på väg att ta slut. ”Kvoten har överskridits, ditt konto ligger över kvotgränserna”. Om du går över gränsen kommer du inte längre kunna skicka eller ta emot e-post. Personer som skickar e-post till dig får då ett felmeddelande om att din postlåda är full.
Du måste själv minska storleken på din e-postbrevlåda genom att rensa bort gamla meddelanden. Ett första steg är att tömma mappen Borttagna objekt. Beroende på hur många meddelanden du har kan du även behöva tömma i Inkorgen.
Hur kan jag minska storleken på min e-postbrevlåda?
- Det enklaste sättet att minska storleken är att tömma Borttagna objekt.
- Har du mycket i inkorgen kan du sortera den från äldsta till nyaste genom att klicka på den lilla pilen i menyn över listan med mejl. Markera gamla mejl och ta bort dom.
- Om du skapat en egen arkivmapp kan du gå igenom den och se om det finns information du kan ta bort.
- Mejl med bilagor och bilder tar stor plats. Du kan spara ner bilagorna på till exempel OneDrive och sedan ta bort mejlet.
- Kom ihåg att tömma Borttagna objekt igen!
Som förtroendevald har du 2 GB lagringsutrymme i din e-post. Gör så här för att kontrollera hur mycket lagringsutrymme du använder just nu:
- Logga in i Outlook
- Klicka på kugghjulet
- Klicka på Visa alla Outlook-inställningar
- Klicka på Allmänt
- Klicka på Lagring för att se hur stor din e-postbrevlåda är. Från den här menyn kan du även tömma Borttagna objekt.
Om du överskrider lagringsutrymmet i din e-post kan du inte längre ta emot eller skicka meddelanden. Du måste då ta bort meddelanden och frigöra uttrymmen.
Så här tar du bort meddelanden och frigör uttrymme:
- Det enklaste sättet att minska storleken är att tömma Borttagna objekt.
- Har du mycket i inkorgen kan du sortera den från äldsta till nyaste genom att klicka på den lilla pilen i menyn över listan med mejl. Markera gamla mejl och ta bort dom.
- Om du skapat en egen arkivmapp kan du gå igenom den och se om det finns information du kan ta bort.
- Mejl med bilagor och bilder tar stor plats. Du kan spara ner bilagorna på till exempel OneDrive och sedan ta bort mejlet.
- Kom ihåg att tömma Borttagna objekt igen!
På Politikerportalen finns grundläggande information och tips. På intranätet Insidan kan du fördjupa dig i programmen och få tips på mer avancerade inställningar.
Du kan också få hjälp genom att kontakta Internservice och Helpdesk.
Ibland när man tappar ljudet på sin surfplatta eller dator kan det bero på att uppspelningsenheten är felaktig eller inaktiv. För att kontrollera detta högerklickar ni på ljudikonen nere i höger hörn, väljer
uppspelningsenheter och sedan kontrollerar att enheten ni försöker lyssna på är aktiverad och satt som standardenhet. Detta gör man genom att högerklicka på själva enheten så kommer alternativen
upp.
- Kontrollera att hörlurarna är påslagna, har batteri och är anslutna till datorn/surfplattan.
- Kontrollera att mikrofonen är påslagen.
Om du blir inbjuden till ett digitalt möte i teams får du en möteskallelse din till kommunID-mejl. Anslut till mötet genom att klicka på möteslänken som ligger längst ner i möteskallelsen. Möteskallelsen finns i din inkorg och kalender.
- Säkerställ att dina hörlurar är påslagna och anslutna till datorn/surfplattan innan du loggar in i mötet.
- När du deltar i ett digtalt möte kan du använda funktionerna som finns i menyn högst upp i själva mötet. Du kan till exempel stänga av och på mikrofon och kamera samt skriva och läsa i möteschatten.