Under många år har chefer på socialkontoret i Skellefteå kommun flaggat för att det är tidskrävande att utrusta nya medarbetare med behörigheter och annat som de behöver för att kunna börja utföra sitt arbete. Men också att det kan vara svårt att komma ihåg allt som behöver beställas och förberedas. Inte minst i tider när en chef anställer många nya medarbetare på samma gång.

Ett lösningsförslag var att underlätta för chefer genom att automatisera de bakomliggande processerna. Digitala kontoret på Skellefteå kommun fick därför i uppdrag att identifiera och kartlägga de aktuella processerna för att på så sätt förbereda för automation.

Resultatet från kartläggningen visade att 77 processer skulle behöva automatiseras för att lösa utmaningen för sex av kommunens över 800 yrkesroller. Att lösa utmaningen för alla chefer med enbart automation skulle därför bli både tidskrävande och dyrt.

Viktiga insikter från chefer

För att snabbt kunna underlätta för chefer som anställer många anställda inför sommaren lämnades uppdraget över till Digitala kontorets interaktionsdesigners Beatrice Lindh och Josefin Nilsson. Duons uppdrag blev att utforska alternativa lösningar med ett användarcentrerat angreppssätt.

Efter att ha analyserat resultatet från kartläggningen och intervjuat chefer och olika stödfunktioner började duon utforska hur chefer själva löser utmaningarna de upplever när de ska utrusta ny personal med behörigheter. Resultatet visade att många chefer skapat en egen checklista som de reviderar och förbättrar i takt med att rutiner och förutsättningar förändras.

Med dessa insikter som grund växte tjänsten Behörighetsbiet fram i en iterativ designprocess där chefer och olika stödfunktioner fick vara med och påverka både funktionalitet och utseende hela vägen från pappersskiss till interaktiv prototyp.

Den 15 maj 2023, en dryg månad efter att designprocessen startade, lanserades en första version av Behörighetsbiet.

Biet anpassar sig efter situation

Behörighetsbiet kan beskrivas som en digital checklista eller tjänst som tydligt och effektivt hjälper chefer att göra det som hen behöver förbereda för att en ny medarbetare ska kunna utföra sitt arbete redan från första arbetsdagen. Det kan vara till exempel att beställa teknisk utrustning, ordna behörigheter i system, förbereda passerkort och säkerställa att det finns arbetskläder i rätt storlek.

Tjänsten utgår ifrån vilken yrkesroll den nya medarbetaren har och berättar sedan för chef vad hen ska göra, hur man gör det, när det ska göras och om aktiviteten är påbörjad, klar eller kvar att göra. Chefer kan samarbeta med varandra i Biet och kan även använda tjänsten för alla sina nyanställda på samma gång. När en rutin förändras eller effektiviseras uppdateras Biet vilket gör att tjänsten alltid är aktuell.

I november 2023 var det möjligt att använda Biet som stöd vid anställning av undersköterskor, vårdbiträden, stödassistenter, stödpersonal, personliga assistenter, sjuksköterskor och kontorspersonal. Fler yrkesroller läggs till eftersom.

Tar höjd för framtida förutsättningar

Behörighetsbiet är utvecklad med utgångspunkt i både den enskilda chefens behov men också utifrån det faktum att det finns 800 yrkesroller i Skellefteå kommun med både gemensamma och specifika behov. Tjänsten är därför byggd för att vara skalbar och möjlig att förvalta och utveckla i takt med nya behov, förutsättningar och möjligheter.

Tjänstens styrkor är att den är webbaserad och uppbyggd med utgångspunkt i att bakomliggande processer kommer förändras och effektiviseras genom till exempel integrationer och automation. Det är därför enkelt att uppdatera Biet oavsett om det handlar om små revideringar eller nya rutiner.

En annan styrka med tjänsten är att den bidrar till att skapa förståelse kring var behovet av effektivisering och digitalisering är som störst och mest efterfrågat. Innan tjänsten fanns kunde många chefer säga att det är jobbigt att utrusta nya medarbetare med behörigheter. Nu, när Biet finns, är det lättare för chefer att berätta och för stödfunktioner att förstå exakt var de största skaven finns.

— Nu kan vi både mäta och prata om att det till exempel är i steg 4 och aktivitet 2 som det skaver som mest vilket ger oss förutsättningar att veta vad vi ska prioritera när vi effektiviserar och digitaliserar, säger Josefin Nilsson, interaktionsdesigner och en av tjänstens utvecklare.

Tjänsten fortsätter utvecklas

Första halvåret användes Behörighetsbiet som stöd vid 200 nyanställningar trots att tjänsten knappt hunnit marknadsföras. Istället har chefer tipsat varandra om att använda tjänsten som stöd vid utrustning av nya medarbetare.

Utvecklingen av Behörighetsbiet sker löpande. Några utvecklingsmöjligheter är bland annat att det ska vara möjligt att använda Biet som stöd även när medarbetare byter arbetsplats eller slutar i kommunen.

Utvecklingsteamet

Behörighetsbiet har utvecklats av medarbetare från IT- och verksamhetsutvecklingsavdelningen på Skellefteå kommun med stöd av chefer på socialkontoret och olika stödfunktioner.

Utvecklingsteamet:

• Beatrice Lindh, interaktionsdesigner på enheten Digitala kontoret
• Josefin Nilsson, interaktionsdesigner på enheten Digitala kontoret
• Nicklas Pettersson, IT-systemutvecklare på enheten Infrastruktur
• Emelie Blomquist, verksamhetsutvecklare på enheten Digitala kontoret