Omvärlden påverkar handlingsutrymmet
Ett digitalt arv hindrar kommunens digitalisering
Statliga myndigheter har ofta ett avgränsat uppdrag med förhållandevis få processer, men med hög volym av ärenden i processerna. Privata företag verkar oftast inom en avgränsad marknad för att möta ett utpekat kundbehov.
Sveriges kommuner har ett brett uppdrag med många processer, där respektive process har relativt liten volym. Detta leder till att det finns en leverantörsmarknad med särskilda specialsystem för varje processområde. Oavsett om det rör samhällsutveckling, vård eller skola, finns det bara ett fåtal leverantörer på marknaden. Även om kommunen är en organisation, förvaltar den oerhört många IT-system med inlåsningseffekter inom varje processområde. Avsaknaden av konkurrens inom respektive område bidrar till en låg utvecklingstakt.
De flesta av dessa system är ett arv från 1990-talet som hindrar användandet av nya teknologier som exempelvis AI. Både avtal och teknik låser in data och standarder för utbyte av data är nästan obefintliga. Denna småskaliga användning leder till kvalitetsproblem och möjligheter till samarbeten i koncernens processer. Systemlandskapet hänger inte ihop och användaren tvingas anpassa sig efter en bristande digital arbetsmiljö.
Målbilden är inte möjlig att nå genom att enbart byta ut dagens system mot ett annat. Att åtgärda denna brist ligger till stor del på kommunernas ansvar. Man behöver tillsammans enas om viktiga mekanismer för interoperabilitet, tex genom att definiera gemensamma tekniska standarder och gränssnitt för hur digital information ska utbytas mellan kärnprocesser i koncernen eller med andra externa aktörer.
Cyberangrepp och ökad reglering
Hotbilden mot koncernens verksamheter har blivit mycket mer omfattande och komplex de senaste åren.
Särskilt allvarligt är en eskalerande hotbild från cyberangrepp mot verksamhetens IT-system, främst utifrån en dramatisk ökning av utpressningsvirus, så kallad ransomware, där system och information hålls som gisslan i utbyte mot en lösensumma. De aktörer som verkar genom utpressningsvirus har blivit alltmer sofistikerade, vilket ställer högre krav på de åtgärder som behöver vidtas för att skydda sig. Cyberhoten har snabbt blivit den externt största risken för offentlig och privat sektor.
Som en del i strategin för en digital marknad, driver EU ett flertal nya lagstiftningar som ställer krav på datadelning, säkerhet och tillgänglighet. Enbart under 2024 finns åtta förslag på regleringar inom digitalisering och informationshantering som har stor inverkan på Sveriges kommuner.
Både säkerhetsläget och den ökade regleringen av informationssäkerhet ställer krav på att koncernens verksamheter utvecklar både bredare och mer avancerade tekniska och administrativa säkerhetsåtgärder vilket, driver ökade kostnader inom bland annat systemförvaltning. Att ha tydliga strukturer för hur ägarskap och beslut kopplat till data integreras med verksamhetens styrmodell, blir en förutsättning för att prioritera rätt när resursläget blir alltmer ansträngt.
Digital och grön omställning sitter ihop
Enligt FN är innovation nyckeln till att lyckas hantera en eskalerande resursanvändning och miljöpåverkan. Idag har digital innovation en betydande potential för att öka hållbarheten och EU:s forskarråd anger att digitala tekniker kan möjliggöra ett koldioxidneutralt EU till 2050. De senaste åren har det till exempel dykt upp flera digitala tjänster som grundar sig på delningsekonomi eller cirkulär ekonomi, vilket är bättre för miljön. Utvecklingen sker inom allt från mobilitet till byggande och vardagskonsumtion.
Digitalisering har även stor potential att bidra till samhällets sociala utmaningar genom att skapa förutsättningar för ökad inkludering, trygghet och mer effektivt användande av resurser.
Utvecklingen för samtidigt med sig risker. Jämställdhet och mänskliga rättigheter måste integreras med den digitala utvecklingen så att det inte skapas ett digitalt utanförskap i samhället. Involvering och inkludering av invånare och medarbetare vid utveckling blir allt viktigare för att undvika oförutsedda negativa effekter av nya lösningar.
Koncernen har stora möjligheter, och behöver bidra, till klimatsmarta lösningar, dels som samhällsaktör och myndighetsutövare, dels i det interna arbetet. Genom digitalisering kan en verksamhet exempelvis arbeta med smart energiövervakning, klimatneutrala fastigheter och frågor som rör optimering av trafik och transporter. De studier som har gjorts av de indirekta effekterna av digitalisering, visar på en minskning av det totala CO2-avtrycket på 12-22 procent.
På sikt kommer uppkopplade sensorer (s.k. IoT, Internet-of-things) att utgöra en viktig grund för att skapa så kallade digitala tvillingar. Användningen av digitala tvillingar, virtuella modeller av platsens system eller processer där platsens data kan hanteras och analyseras mer storskaligt, kan förbättra beslutsfattandet. Dessa modeller möjliggör simuleringar som hjälper till att förutse och därmed möjligheten till att exempelvis minska miljöpåverkan av olika aktiviteter, från vattenanvändning till stadsplanering.
Att visualisera och simulera hållbarhetsaspekter med hjälp av digitala tvillingar är en viktig möjliggörare för att uppnå hållbarhetsmålen 2030. Användningen av enkla, strömsnåla sensorer (IoT) kan enligt flera rapporter bidra till att minska globala utsläpp med upp till 15 procent till år 2030.
Parallellt finns utmaningar med den ökade energiförbrukningen som följer med digitalisering och AI. Enligt International Energy Agency (IEA) kan elförbrukningen från datacenter, AI och kryptovalutor komma att fördubblas till 2026. Detta är en betydande utmaning för energiförbrukningen och kräver uppdaterade regleringar och teknologiska förbättringar för att hantera denna ökning där koncernen har en viktig roll vid kravställning och dialog med marknaden.