Praktisk information för dig som är förtroendevald

Du har eller kommer få ett välkomstmejl till din privata mejladress med information om tid och plats för ditt första sammanträde.

Om du har uppdrag i flera nämnder, eller i både nämnd och fullmäktige, kan du få flera mejl. Läs samtliga mejl för att inte missa något sammanträde.

Förutom välkomstmejlet kommer du även att få ytterligare ett mejl med ditt användarnamn, din mejladress och ditt starka lösenord (som du ska byta ut). Båda mejlen skickas till din privata mejladress.

Framöver kommer du endast få information till din kommunala mejladress (fornamn.efternamn@skelleftea.se).

Som förtroendevald får du låna en dator. Innan du kan hämta ut den behöver du fylla i en digital datoröverrenskommelse. Det gör du via en e-tjänst:

Signera avtal med datoröverrenskommelse Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Så fungerar e-tjänsten

Välj inloggningsalternativet "Logga in som privatperson". Identifiera dig sedan med e-legitimation, till exempel BankID.

Läs avtalet och signera med e-legitimation, till exempel mobilt BankID.

När får jag hämta min dator?

Observera att datorer lämnas ut i omgångar hösten/vintern 2026. Du får ett mejl med information om när det är dags för dig att hämta din dator.

Om du är anställd av Skellefteå kommun och har en arbetsdator ska du använda den även till ditt politiska uppdrag.

Besök Internservice och Helpdesk som är kommunens interna kundtjänst för medarbetare och förtroendevalda.

Här får du hjälp att hämta ut både dator och ditt kommunID-kort (som du behöver för att öppna dörrar och identifiera dig med).

När du besöker Internservice första gången får du välja en pinkod som består av 6 siffror. Koden kommer du bland annat använda för att logga in i din dator.

Kom ihåg giltig legitimation

Kom ihåg att ta med dig svensk giltig legitmation. Följande är exempel på giltiga ID-handlingar:

• Körkort
• Pass (ej provisoriskt pass)
• Nationellt ID-kort eller annat SIS-märkt ID-kort.

Det räcker inte med digital legitimation i telefonen.

Observera att ID-handlingen måste vara hel. Internservice kan inte utfärda ett KommunID-kort till dig om du till exempel har med dig ett trasigt pass eller körkort med sprickor.

Hitta till Internservice/Helpdesk

Receptionen ligger på entréplan i Stadshuset Brinken i korridoren mellan personalmatsalen och den vanliga kundtjänstdisken för invånare. Internservice har öppet kontorstid.

För att du ska kunna få arvode och ersättning utbetald behöver du registrera ditt bankkonto. Det gör du i Swedbanks kontoregister, och det gäller oavsett vilken bank du själv använder.

Gör så här:

1. Gå in på Swedbanks kontoregister Länk till annan webbplats.
2. Klicka på "anmäl ditt konto till kontoregister"
3. Legitimera dig med Mobilt BankID eller säkerhetsdosa
4. Om du inte har internetbank i Swedbank/sparbank behöver du godkänna användarvillkoren för bankens Serviceportal
5. Klicka på “Registrera konto för framtida insättningar”.
6. Välj bankkonto för framtida insättningar i rullistan eller skriv in ditt kontonummer i en annan bank. Klicka sedan på Fortsätt
7. Kontrollera och godkänn det registrerade bankkontot

En av dina första uppgifter när du börjar ditt uppdrag är att byta ut lösenordet du fått till ett nytt och bättre som du kommer ihåg.

Lösenordet ska uppfylla följande krav:

• Minst åtta tecken
• Minst en stor och minst en liten bokstav
• Minst ett specialtecken

Lösenordet får inte innehålla bokstäverna åäö, ditt namn eller ditt användarnamn.

Tips! Det är lättare att skapa ett starkt lösenord om du gör en mening. Till exempel: 4Elefantergickgenomskogen!

Skellefteå kommun använder digitala lönespecifikationer. Du hittar din lönespecifikation i ett system som heter P-Mobile.

Om du vill ha enkel tillgång till P-Mobile kan du skapa en genväg i din mobiltelefon. En genväg ser ut och fungerar som en app.

Öppna instruktion: skapa genväg till P-Mobile Länk till annan webbplats.

Logga in i Pmobile med ditt användarnamn och ditt starka lösenord.

Så läser du din lönespecifikation

När du öppnat din lönespecifikation ser du utbetalningsdatum (högst upp) och summan som har eller ska betalas ut till dig. Klicka på en rad i lönespecifikationen för att se vilket datum ersättningen gäller.

Kontakta Lönecenter om du upptäcker något fel i din lönespecifikation genom att mejla till lonecenter.fortroendevalda@skelleftea.se

På Politikerportalen finns särskilda informationssidor som beskriver vad som gäller kring arvode och ersättning.

Läs om arvode, ersättning och pension

Inom kort publiceras en digital utbildning på Lärande Skellefteå som beskriver det viktigaste som du behöver känna till för att förstå reglerna kring arvode och ersättning.

På startsidan av Politikerportalen finns länk till en informationssida med sammanträdestider för kommunfullmäktige och nämnder i Skellefteå kommun. På samma inforamtionssida finns även en länk till diariet där du kan söka fram protokoll och kallelser.

Öppna informationssida med sammanträdestider och länk till diarie

I kallelsen står det var ditt sammanträde eller möte hålls. Många möten är i Stadshuset Brinken eller i Svalan-huset vid E4. Kommunfullmäktige sammanträder i Forumsalen på Campus.

I Stadshuset Brinken finns Politikerkorridoren. Där finns kommunalrådens kontor och flera möteslokaler och ytor för politiker.

Politikerkorridoren ligger på plan 1. Du tar dig dit via trapphuset vid kundtjänst eller personalmatsalen.

Öppna dörren till Politikerkorridoren genom att placera ditt KommunID-kort mot läsaren.

Som förtroendevald använder du flera digitala system. Hur du loggar in kan variera. Du kan till exempel använda pinkod, lösenord eller e-legitimation, som BankID eller Freja eID.

Säker inloggning är viktig för att skydda både dina uppgifter och kommunens information. Därför behöver du ibland identifiera dig på olika sätt beroende på vilket system du använder.

Logga in i din dator

Logga in i din arbetsdator genom att stoppa in ditt KommunID-kort på sidan av datorn. Ange mejladress och pinkod.

Ibland kallas KommunID-kort för smartkort.

Logga in i e-tjänster

När du öppnar en av kommunens e-tjänster får du välja hur du vill logga in. När du använder en e-tjänst i ditt uppdrag som förtroendevald ska du alltid välja ”Logga in som privatperson”.

Bra att veta

• Ibland kallas ditt lösenord för det starka lösenordet.
• Om du behöver ange en mejladress ska du använda din mejladress från Skellefteå kommun (fornamn.efternamn@skelleftea.se)
• Kontakta Internservice/Helpdesk om du har glömt bort din pinkod eller ditt lösenord.
• Kontakta din bank om du har frågor eller problem gällande BankID.

Som förtroendevald får du låna en dator från kommunen. Använd den när du arbetar med sådant som hör till ditt uppdrag, i stället för din privata dator eller annan privat utrustning.

På kommunens dator kommer du enklare åt den information och de system du behöver. När du loggar in på datorn identifierar du dig på ett säkert sätt. Det gör också att inloggningen i flera av kommunens system blir enklare.

När får jag hämta min dator?

Du får ett mejl med information om när du kan hämta ut din dator.

Observera att datorer lämnas ut i omgångar under hösten/vintern 2026. Först ut är helt nya förtroendevalda som inte har teknisk utrustning sedan tidigare.

Så loggar du in i datorn

Logga in i datorn genom att sätta in ditt KommunID-kort. Ange din mejladress som användarnamn och sedan din pinkod (6 siffror)

Kontakta Internservice / Helpdesk om du har glömt bort dina inloggningsuppgifter, eller behöver hjälp med datorn.

Som förtroendevald kan du få ta del av uppgifter som omfattas av sekretess. Det innebär att informationen inte får lämnas ut till obehöriga. Hur ofta du kommer i kontakt med sekretessbelagda uppgifter beror på vilken nämnd eller vilket uppdrag du har.

Det är viktigt att du:

• Inte delar sekretessbelagda uppgifter med obehöriga, exempelvis anhöriga, vänner eller andra förtroendevalda som inte har rätt att ta del av informationen.
• Hanterar handlingar och information på ett säkert sätt, både digitalt och på papper.
• Tänker på vad du säger och var du befinner dig när du diskuterar ärenden som kan omfattas av sekretess.
• Frågar nämndens sekreterare eller ansvarig tjänsteperson om du är osäker på vad du får dela eller hur information ska hanteras.

Internservice och Helpdesk är kommunens interna kundtjänst för medarbetare och förtroendevalda.

• Telefonnummer: 0910-73 74 75
• E-postadress: helpdesk@skelleftea.se

Receptionen ligger på entréplan i Stadshuset mellan kundtjänst och Brinkenrestaurangen och är öppen kontorstider. På Intranätet Insidan kan du se aktuella öppettider.

Kom ihåg:

• Många problem med programvaror, till exempel Ciceron Assistent och Outlook, kan lösas genom att du stänger ner programmet och loggar in på nytt. Om inte det fungerar kan du testa att starta om surfplattan/datorn.
• Många ärenden kan lösas via telefon.
  

Prata gärna med nämnds- eller kommunsekreterarna om du har frågor kring något som inte står med i den här introduktionen.

Om inte sekreteraren kan svara på din fråga själv kan hen ofta hjälpa dig att komma i kontakt med rätt person.

Kompetensutveckling kan ske på flera olika sätt. Ibland blir du kallad till en obligatorisk utbildning och får ersättning för ditt deltagande. Andra gånger kan det röra sig om frivilliga självstudier.

Lärande Skellefteå är kommunens digitala utbildningsplattform. Här finns olika typer av digitala utbildningar för medarbetare och förtroendevalda. Observera att utbudet av digitala utbildningar kan förändras under din tjänstgöringstid.

Logga in i Lärande Skellefteå
Utbildningarna i Lärande Skellefteå är indelade i olika kategorier. Klicka på "Alla kurser" och sedan på "Förtroendevalda" för att hitta rätt.

Logga in i Lärande Skellefteå via den här länken: https://larande.skelleftea.se/ Länk till annan webbplats.

Kom ihåg att:

• För att du ska få ersättning för en utbildning måste du antingen vara kallad till den, eller så ska din nämnd ha beslutat att du ska gå utbildningen.

I Politikerportalen finns ett avsnitt som kallas Kunskapsbanken. Här finns fördjupande information som du kan ta del av i valfri ordning och takt.

Öppna Kunskapsbanken

Vi ha sammanställt en lista med ord och politiska termer som kan förekomma i handlingar och under politiska möten i Skellefteå kommun. Ta gärna del av listan för att känna dig tryggare i vad allt betyder.

Öppna ordlista med politiska ord och uttryck

Skellefteå kommun har flera webbplatser med information som du kan ha nytta av i ditt uppdrag. Till exempel när du letar information eller vill ha djupare förståelse för kommunens verksamheter och organisation.

Politikerportalen

Just nu befinner du dig på en webbplats som kallas Politikerportalen. Här samlar vi information, länkar och dokument i syfte att underlätta för dig som är förtroendevald att komma in i och utföra ditt uppdrag.
www.skelleftea.se/politikerportalen

Invånarwebben

Skellefteå kommuns officiella webbplats har adressen www.skelleftea.se. Här finns information för alla som bor och verkar i Skellefteå kommun.

Tips! Läs gärna igenom informationen på Invånarwebben som berör det område som ingår i ditt politiska uppdrag.

Intranätet Insidan

På Intranätet Insidan samlar vi intern information och nyheter för kommunens medarbetare och förtroendevalda.
https://insidan.skelleftea.se Länk till annan webbplats.

Kommunens övriga webbplatser

Skellefteå kommun har även ett antal tema-webbplatser. Till exempel:

• Flytta hit
• Näringsliv
• Skellefteå växer
• Campus Skellefteå
• Visit Skellefteå Länk till annan webbplats.
• Digitaliseringswebben
• Skellefteå 2030 (utvecklingsstrategi)
• E-tjänster (självservice) Länk till annan webbplats.

I kommunfullmäktige använder vi ett digitalt voteringssystem som heter Quickchannel Meeting. Logga in med BankID eller Freja eID.

Ta mig till Voteringssystemet Länk till annan webbplats.

Ledamöter och ersättare i kommunfullmäktige bör vara på plats i Forumsalen senast 08.50 för att logga in i voteringsystemet innan sammanträdet börjar.

Öppna digital utbildning om voteringssystemet Länk till annan webbplats.

I Skellefteå kommun använder vi digital signering för bland annat protokoll i nämnder och kommunfullmäktige. Signering sker med hjälp av BankID.

Öppna instruktion för digital signering Länk till annan webbplats.

Skellefteå kommun har papperslösa sammanträden via en mötesmodul som heter Ciceron Assistent.

Assistenten ger dig enkel tillgång till möteshandlingar och aktuell information.

Kontakta i första hand kommunsekreterare/nämndsekreterare om du har problem med assistenten.

Kom ihåg:

• Du behöver vara ansluten till internet för att kunna logga in och använda Assistenten
• Logga in med mobilt BankID
• Det är ditt ansvar att kontrollera att den tekniska utrustningen fungerar i god tid före ditt sammanträde
• På Politikerportalen finns en länk till Assistenten
• Kontakta Internservice/Helpdesk om du har akuta problem med Assistenten som inte kan vänta. Ring 0910-737475 (välj knappval 1).

Skellefteå kommun har flera e-tjänster för förtroendevalda. Den mest användbara är en e-tjänst för att begära ersättning. Den använder du till exempel för att begära reseersättning efter ett sammanträde.

På Politikerportalen finns länkar till alla e-tjänster för förtroendevalda.

• Välj inloggningsalternativet privatperson när du använder e-tjänster i din roll som förtroendevald
• Använd gärna mobil eller läsplatta om du ska bifoga ett kvitto
• Spara ditt ärende och fortsätt senare om du behöver
• Prata med din bank om du har problem med e-legitimation. Till exempel BankID

Öppna sammanställning med alla e-tjänster för förtroendevalda

Microsoft Outlook används för mejl, mötesbokningar och kalender. Logga in med din mejladress (förnamn.efternamn@skelleftea.se) och ditt starka lösenord.

Alla förtroendevalda förväntas logga in regelbundet i Microsoft Outlook för att ta del av mejl och andra utskick.

Kontakta Internservice/Helpdesk om du har problem att logga in eller behöver hjälp att förstå hur du använder Microsoft Outlook.

Logga in i Outlook Länk till annan webbplats.

Tänk på personuppgifter när du mejlar

När du använder Outlook behöver du tänka på hur du hanterar personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) ska personuppgifter skyddas och hanteras på ett säkert sätt.

Undvik att skicka personuppgifter via mejl, särskilt känsliga personuppgifter eller uppgifter som omfattas av sekretess.

Är du osäker på hur du ska dela information? Kontakta nämndens sekreterare innan du skickar den.

Meddela nämndens sekreterare och ordförande så fort som möjligt om du inte har möjlighet att delta på ett möte så att de vet och kan kalla in en ersättare i ditt ställe.

Vissa saker är annorlunda om du enbart är förtroendevald jämfört med om du är både förtroendevald och anställd i Skellefteå kommun.

Samma användarnamn och mejladress

Du använder samma användarnamn, mejladress, lösenord, Pin-kod och kommunID-kort i båda dina roller. Eventuell arbetsdator används till båda rollerna.

Stämpla ut med rätt koder i PS

Om du kombinerar arbete med en roll som förtroendevald är det viktigt att du frånvaroregistrerar på rätt sätt när du deltar i ett sammanträde.

• Vid frånvaro hel dag ska du lägga in frånvaro hel dag i kalendern i Personec P. Välj frånvarokod "Kom uppdrag u lön semgr"
• Vid frånvaro del av dag stämplar du ut med kod 7 - "Kommun pol uppdr u lön".

Genom att lägga in frånvaron på rätt sätt skyddar du dina semesterdagar samtidigt som du säkerställer att du inte får både löneavdrag och minusflex.

Observera att du inte har rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst om du väljer att ta ut flexplus för att delta på ett sammanträde. Det beror på att du inte får löneavdrag när du tar ut flextimmar.

Annan startsida i webbläsaren

Personer som är förtroendevalda i Skellefteå kommun, men inte anställda, har Politikerportalen som startsida i webbläsaren på sin dator/surfplatta.

Personer som både är anställda och förtroendevalda har intranätet Insidan som sin startsida. Du kan dock enkelt hitta till Politikerportalen genom att skriva in följande adress i din webbläsare: www.skelleftea.se/politikerportalen Länk till annan webbplats.

Mejl, teams och kalender

Du använder samma mejladress och användare i Teams i båda dina roller. Det innebär att du har en gemensam kalender, inkorg och teamsmiljö. Men också att du behöver vara extra noggrann med att klargöra för dig själv och andra i vilken roll du agerar.

• I Microsoft Outlook kan du använda olika signaturer för att tydliggöra i vilken roll du skickar iväg ett mejl.
• I Microsoft Teams kan du inte använda signaturer. Var därför extra tydlig med när du agerar i din yrkesroll, och när du agerer inom ramen för ditt politiska uppdrag.

Som förtroendevald förväntas du:

• Hålla dig informerad
  
• Ha kunskap om hur och när du har rätt till ersättning
  
• Lämna in intyg och andra dokument som Lönecenter behöver för att säkerställa din rätt till ersättning
  
• Logga in och läsa dina mejl regelbundet. Skellefteå kommun skickar endast information till din kommunala e-postadress. Det är också den adressen som lämnas ut om det är någon invånare vill kontakta dig. På grund av det, och då e-post ofta är allmän handling, är det viktigt att du läser dina mejl
• Lämna in mejl, brev och andra typer av handlingar som skickas till dig och som tillför ny information i ett ärende så att dessa kan diarieföras